Zoom X wird in Verwaltung, Lehre und Forschung verwendet, um Videokonferenzen und -besprechungen, interaktive Online-Kurse und Webinare durchzuführen und den Lehr- und Forschungsbetrieb zu unterstützen. Die OVGU stellt für die Nutzung von Zoom X Lizenzen (Funktionsumfang entspricht der Business-Lizenz) zur Verfügung.
Zoom X kann für Gremiensitzungen verwendet werden. Für vertrauliche Abstimmungen soll andere Software genutzt werden (z.B. EvaSys).
Besonders vertraulich zu behandelnde Informationen dürfen nicht mittels Zoom X ausgetauscht werden (z.B. sensible Beratungsgespräche, Personalaktendaten, Gesundheitsdaten, Disziplinarberatungen).
Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung von Zoom X als Tool zur Zusammenarbeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit an der OVGU zur Erfüllung der gesetzlichen Hochschulaufgaben.
Erfasst ist die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, die Bereitstellung von Updates, die Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen-Support.
Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken erfolgt nicht.
Eine Nutzung von Zoom X zu privaten Zwecken im Rahmen der zur Verfügung gestellten OVGU-Lizenzen ist nicht zulässig.
Eine Verhaltens- und Leistungskontrolle auf Basis der Nutzung von Zoom X findet nicht statt. Die OVGU erhebt auch keine statistischen Daten aus Zoom X, die eine solche Kontrolle ermöglichen könnten. Die Nutzung von Zoom X zur Erstellung von personenbezogenen Statistiken ist nicht zulässig.
Das Mindestalter für die Nutzung von Zoom X beträgt 16 Jahre.
Es sollten in der Regel keine Inhalte über Zoom X ausgetauscht werden, die einen hohen Schutzbedarf haben oder streng vertraulich sind (siehe oben). Für den Austausch von schützenswerten Dateien zwischen Teilnehmenden sollten sichere Kanäle oder geschützte Fileserver genutzt werden.
Eine Zoom X-Lizenz erhalten Sie durch die Anmeldung im Zoom X-Portal der OVGU mit Ihrem OVGU-Account. Dieser wird auch für das e-Learning, die E-Mail-Adresse "@ovgu.de" und andere Zugänge verwendet.
Für den Einsatz des lizensierten Zoom X-Dienstes ist die OVGU datenschutzrechtlich verantwortlich, soweit zu der Zoom X-Kommunikation von einem Universitätsaccount (@ovgu.de) eingeladen wurde. Es ist unzulässig, ohne Zoom X-Lizenz der OVGU von einer solchen E-Mail-Adresse zu einer Zoom X-Kommunikation einzuladen.
Bei der Nutzung von Zoom X werden personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert. Einige Daten sind für die Nutzbarkeit zwingend erforderlich, andere hängen von Ihrem Kommunikations- und Nutzungsverhalten ab. Diese Datenverarbeitung ist datenschutzrechtskonform und gewährleistet für die oben genannten Nutzungsanlässe ein angemessenes Sicherheitsniveau. Wir informieren Sie in diesem Dokument gemäß Artikel 13 DSGVO über diese Datenverarbeitung und geben im Folgenden einen Überblick zu Datenarten und Zwecken der Verarbeitung.
Für Ihr Benutzungsprofil müssen Sie beim initialen Aufruf der Software nur Ihren Namen, sowie Ihren OVGU-Account (@ovgu.de) angeben. Auf freiwilliger Basis können Sie weitere Informationen hinterlegen und diese selbst jederzeit editieren.
Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, damit Ihnen eine Teilnahme an der Kommunikation mittels Zoom X möglich ist, also die Verbindung aufgebaut und genutzt werden kann. Hierfür werden in der Regel Ihr Name und die dienstliche oder studentische E-Mail-Adresse an Zoom X übermittelt.
Ob weitere Datenarten betroffen sind, hängt von Ihrem Nutzungsverhalten ab. Zoom X benutzt diese Daten auch, um die Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Dienstes aufrechtzuerhalten. Bei der hier beschriebenen Zoom X-Kommunikation, die von einem Universitätsaccount verwaltet wird, nutzt der technische Dienstleister Zoom X solche Daten nicht für seine eigenen Zwecke.
Bei Nutzung von Zoom X werden folgende Daten erfasst:
Angaben zur/m Benutzer*in:
Technische Informationen zur Nutzung, sog. Meeting-Metadaten:
Text-, Audio- und Videodaten:
Aufzeichnungen (optional):
Registrierung und Teilnahme an Veranstaltungen:
Für die bloße Teilnahme an einer Veranstaltung ist in der Regel keine Registrierung notwendig, die Veranstaltung kann über einen vom/von der Moderator*in verschickten Link aufgerufen und vollumfänglich besucht werden. Bei rein passiver Teilnahme werden nur die genannten technischen Meeting-Metadaten verarbeitet. Moderator*innen können allerdings aus Sicherheitsgründen die Teilnahme an einer Veranstaltung auf registrierte Teilnehmer*innen beschränken.
Zur Verarbeitung von Cookies finden Sie weitere Hinweise unter https://zoom.us/cookie-policy.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten und die Benutzung von Zoom X ist für Beschäftigte der Universität im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verpflichtend. Für Studierende, insbesondere Prüflinge, ist die Nutzung bei Lehrveranstaltungen ohne Anwesenheitspflicht und mündlichen Prüfungen derzeit freiwillig. Falls Studierende diese Form nicht wünschen, wird die Prüfung auf einen Zeitpunkt verlegt, an dem Präsenzveranstaltungen wieder möglich sind bzw. versucht, die Teilnahme an einer späteren Veranstaltung zu ermöglichen.
In der Regel wird die Kommunikation mittels Zoom X nicht aufgezeichnet. Eine Aufzeichnung darf nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis der betroffenen Teilnehmenden erfolgen und nur soweit dies im Rahmen des geltenden Rechts und für dienstliche Zwecke bzw. für die konkrete Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Hierunter fallen z.B. die Protokollierung von Ergebnissen bei Prüfungen oder Gremiensitzungen. Teilnehmer*innen werden darüber im Vorfeld des Meetings informiert und um ihre Einwilligung gebeten und können die Aufzeichnung zudem während des Meetings erkennen.
Sofern eine Aufzeichnung und Protokollierung erfolgt, werden Ihre Daten (Video-, Audiodaten, Fragen und Chatbeiträge) auf Servern von Zoom X gespeichert und nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Eine anschließende Speicherung auf Servern der Universität wird nach den allgemeinen Regeln entsprechend der fachlichen Aufbewahrungsdauer bestimmt.
Bei der Nutzung von Zoom X ist darauf zu achten, dass smarte Geräte, wie z.B. Alexa, Siri, Google Home, sich nicht im Anwendungsbereich befinden oder aktiv sind, um unzulässige Datenverarbeitungen bzw. Aufnahmen zu verhindern.
Generell wird empfohlen, den Zugang zu Zoom X-Meetings zu kontrollieren. Soweit im Rahmen der Lehre urheberrechtlich geschützte Werke in dem zulässigen Maß verwendet werden, ist die wirksame Beschränkung des Nutzerkreises auf die Veranstaltungsteilnehmer*innen gesetzlich vorgeschrieben. Neben dem (systemweit aktivierten) Passwortschutz haben Sie die Möglichkeit:
Im Sinne einer datenschutzkonformen Nutzung können folgende Einstellungen nicht von einzelnen Hosts geändert werden:
Wer Videokonferenzen ohne weiteren Zutrittsschutz erstellt (z.B. ein Passwort) und die URL dann öffentlich verfügbar macht, setzt sich dem Risiko aus, das ungewollte Konferenzteilnehmer eintreten und unerwünschtes Verhalten zeigen. Diese Probleme sind dem Bereich Spam, Trolling oder ggf. auch Phishing zuzurechnen, bei dem laufende Kommunikation, die frei im Netz erreichbar ist, gestört wird. Jeder Gastgeber hat bei Erstellung einer Konferenz dafür Sorge zu tragen, dass die Einstellungen korrekt gesetzt sind. So muss jedes Meeting mit einem Passwort geschützt werden, es kann ggf. ein Warteraum eingerichtet werden, der Bildschirm sollte nur vom Host geteilt werden und ein Meeting sollte, wenn es vollständig ist auch geschlossen werden, so dass kein weiter Zugang möglich ist.
Nach Kritik an der Weiterleitung von Daten über chinesische Server, können Nutzer mit einem bezahlten Konto die Regionen für den Datentransfer aussuchen. Voreingestellt ist die Region, in der das Konto bereitgestellt wurde. Nun können Administratoren die Rechenzentrumsregionen für Konten festlegen. Dies bedeutet für die Mitglieder der OVGU, dass der Datentransfer über Server in Europa abgewickelt wird.
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Tel.: +49 391 67 58888
Mo, Mi, Do: 08:00-11:00 und 12:30-17:00
Di: 12:30-17:00
Fr: 08:00-11:00 und 12:30-15:00
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Letzte Änderung: 30.09.2024 - Ansprechpartner:
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