OVGU-Cloud Sharing / Teilen

Wie kann man Dateien gemeinsam bearbeiten/teilen?

Das Grundprinzip der OVGU-Cloud besteht darin, dass man als Nutzer*in Dateien in Ordnern zentral speichern und via Browser, App oder Sync-Client auf verschiedenen Geräten (Büro, Laptop, Handy, etc.) abrufen kann.

Möchte man Ordner/Dateien gemeinsam bearbeiten, so gibt es hierfür mehrere Wege:

Ein gemeinsames Einrichtungs- oder Team-Share
Teilen mit einer oder mehreren Personen
Federated Sharing (zu anderen Forschungseinrichtungen außerhalb der OVGU)
Teilen über einen Link

Das Teilen über den Link sollte man nur wählen, wenn die anderen beiden Möglichkeiten nicht in Frage kommen.

Wie richtet man Team-Shares ein und welche Vorteile haben diese?

Team-Shares kann man über die DV-Beauftragen der Struktureinheit einrichten lassen.

Die Team-Shares tauchen bei den Teammitgliedern nach einiger Zeit (spätestens am nächsten Tag) auf und kann auch unter Freigaben ➜ Mit Ihnen/Dir geteilt in der Seitenleiste der OVGU-Cloud angezeigt werden.

Alle Mitglieder können automatisch diesen Ordner sehen und darin schreiben.

Dateien, die man in diesen Ordner ablegt, werden nicht der eigenen Quota zugerechnet, sondern der des Teams.

Was ist Federated Sharing und wie kann ich es nutzen?

Mittels Federated-Sharing ist es möglich, Dateien und Ordner mit anderen Nutzer*innen zu teilen, welche auf einer anderen Nextcloud oder ownCloud "zu Hause" sind.

Hierzu muss die externe Cloud Teil unserer Föderation sein (also als vertrauenswürdig eingestuft sein) und es muss die Federated-Cloud-ID des/der Empfänger*in bekannt sein.

Die Federated-Cloud-ID des/der Empfänger*in kann im Teilen-Dialog im Feld Name oder Federated-Cloud-ID eingegeben bzw. hineinkopiert werden.

Anschließend kann man über die drei Punkte hinter dem Namen einstellen, welche Berechtigungen vergeben werden sollen.

Die eigene Federated ID ist auf der folgenden Seite abrufbar cloud.ovgu.de/settings/user/sharing (Einstellungen ➜ Teilen ➜ Ihre Federated-Cloud-ID)

Wie funktioniert das Teilen über einen Link und was sollte ich dabei beachten?

Das Teilen über einen Link sollte immer dann verwendet werden, wenn das interne Teilen oder das Teilen über die Federated-Cloud-ID nicht möglich ist.

Die Idee ist: Die OVGU-Cloud erzeugt einen schwer zu erratenden Link, den man über E-Mail, Messenger, Webseite u.Ä. verteilen kann und den jede*r Empfänger*in nutzen kann, der/die im Besitz des Links ist oder diesen errät.

Dieses Prinzip macht das Verfahren anfällig gegen:

systematische Angriffe gegen die OVGU-Cloud (Brute-Force-Attacken, Durchprobieren aller Möglichkeiten)
das (evtl. versehentliche) Weitergeben der Links
Ausspähen der Links auf dem Transportweg (Abfangen von E-Mails o.Ä.)

Deshalb sollte man bei der Vergabe der Rechte so restriktiv wie möglich vorgehen und die o.g. Gefahren im Auge behalten.

Setzen Sie ein Passwort und übermitteln Sie dieses über einen anderen Kanal (z.B. Link per Mail und Passwort via Messenger)
Setzen Sie ein Ablaufdatum und verteilen Sie bei Bedarf lieber einen neuen Link.
Nutzen Sie nach Möglichkeit diese Variante nicht zur "Bearbeitung"

Die Voreinstellungen sind so gewählt, dass Sie an die wichtigsten Punkte immer erinnert werden. Es gibt aber immer Anwendungsfälle, in denen andere Einstellungen sinnvoll sind. Deshalb können Sie alle Voreinstellungen auch abwählen oder ändern.

Was passiert mit Shares von Kolleg*innen oder Kommiliton*innen, wenn diese die OVGU verlassen?

Nach einer Übergangsfrist werden die Daten von allen Personen, die nicht mehr Mitglied der OVGU sind, gelöscht. Hiervon gibt es keine Ausnahmen, da die rechtliche Grundlage für die Speicherung der Daten damit nicht mehr vorliegt.

Sollen die Daten auch nach Beendigung der Mitgliedschaft an der OVGU noch zur Verfügung stehen, sollten diese Daten in einem Team-Share aufgehoben oder rechtzeitig an eine andere Person übergeben werden.

Wie kann ich Shares "ablehnen" / löschen?

Klickt man im Browser auf die drei Punkte hinter einer geteilten Datei, wird u.a. Freigabe aufheben angeboten.

Wie teile ich Dateien mit Personen in anderen Universitäten oder Hochschulen?

Nutzen Sie hierfür Federated-Cloud-IDs oder falls das nicht möglich ist, einen Link via E-Mail.